Znasz to? Milion rzeczy do zrobienia i spraw do załatwienia. Ta rozterka, jak ogarnąć kiedy mamy ograniczony czas na wszystko? Natłok pytań i obowiązków kłębi nam się w głowie, czujemy to nieznośne uczucie dezorientacji, przytłoczenia i zniechęcenia i tkwimy w zawieszeniu czekając na cud.

Bum, dopada nas rzeczywistość. Cudów nie ma, samo nic się nie zrobi, a czekanie nie sprawi, że problemy się rozwiążą. Jedyną opcją jest wzięcie sprawy w swoje ręce i rozprawienie się ze wszystkimi zadaniami. Albo nie. Nie ze wszystkimi. Tylko z tymi, które są naprawdę ważne.
Tak, to dobry plan, ochoczo zabieramy się do pracy… Ale zaraz, moment, tylko które zadania to te najważniejsze? Jak je wybrać, posegregować? Spróbujmy to rozstrzygnąć.

kobiecasila.pl

Od czego zacząć?

Metody na radzenie sobie w takich sytuacjach są różne. Nie ma jednej ogólnej, uniwersalnej, najlepszej dla wszystkich. Najlepsza dla Ciebie będzie ta, którą sama znajdziesz i która będzie Ci pasować. Natomiast jest kilka podpowiedzi, które mogą naprowadzić Cię do znalezienia swojego sposobu.

  1. Lista, lista lista. Zadań oczywiście. Wypisujemy wszystko co nam zalega w głowie. Wszystko co mamy zrobić. Nie odkładaj tego na potem. Zrób to teraz, po prostu przerwij czytanie i wypisuj każdą nawet najmniejszą rzecz, niech każde zadanie zostanie przeniesione na kartkę Tworząc taką listę, oczyszczamy sobie umysł i mamy jasny przegląd co do tego ile rzeczy mamy zrobić. Patrząc na listę, o wiele łatwiej złapać dystans oraz po prostu zdecydować co jest PRIORYTETAMI.
  1. Lista gotowa? Świetnie, teraz zastanówmy się co tak naprawdę jest dla nas ważne, jaki mamy cel? Które zadanie z listy przybliży nas do jego osiągnięcia? Wybierając zadania zapytajmy siebie: „czy to jest rzecz, która przybliży mnie do osiągnięcia celu?”
  2. Ustalajmy sobie stałą ilość zadań, które jesteśmy w stanie zrobić. Powiedzmy trzy – cztery zadania. Jak zrobimy więcej to super, jak wykonamy ten minimalny limit trzy-cztery, też będziemy mieć powód do zadowolenia.
  3. Nie przesadzajmy z ilością. Nasz czas jest ograniczony, do tego zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, które mogą coś opóźnić. Nie ma sensu nakładać na siebie za dużo, bo często fizycznie jest to niemożliwe do zrealizowania.

 

Krok po kroku realizujmy swój plan.

Plan daje możliwość popatrzenia z dystansu co z kolei daje spokój i gasi panikę. Wybór bezwzględnie najważniejszych rzeczy, a potem robienie ich da nam poczucie, że wykorzystujemy czas najlepiej, najbardziej produktywnie i efektywnie. Bo o to chodzi, żeby działanie i praca przynosiła zauważalne efekty.

Zdecydowanie co tak naprawdę jest ważne, nie zawsze jest łatwą sprawą, często wiąże się to z rolami społecznymi jakie pełnimy i związanymi z tym obowiązkami. Ciężko czasem o równowagę kiedy dziecko chce iść na basen, szef potrzebuje raport „na wczoraj”, a przyjaciółka chcę wyciągnąć Cię na kawę. Ale jeśli dobrze zadbamy o organizację swojego czasu, nie ucierpi żadna ważna dla nas sfera i wygrają na tym wszyscy. A najbardziej my same – bo przecież zyskamy spokojną głowę i satysfakcję, że nasze działania przynoszą efekty, a tym samym dalszą motywację do dalszego działania według ustalonego systemu.

Dodatkowo możemy nasze listy zadań podzielić na cztery kategorie:

  • Zadania ważne i pilne np. zadania, które mają wyznaczony termin
  • Zadania ważne i niepilne np. ustalenie terminu spotkania
  • Zadania nieważne i pilne np. zakupy
  • Zadania nieważne i niepilne np. sprawdzenie portali społecznościowych

Przyporządkowanie swoich zadań do poszczególnych kategorii, sprawi, że będzie nam łatwiej zobaczyć, które z nich faktycznie zasługują na bezwzględne pierwszeństwo.

Patrz dalej

Jeśli dalej mamy kłopot  z tym żeby ustalić co jest ważne, spróbujmy popatrzeć na zadanie z dłuższej perspektywy czasu. Czy to co mamy zrobić będzie miało wpływ, skutek czy znaczenie za tydzień/miesiąc/rok? Z ważnymi rzeczami zazwyczaj jest tak, że nie są pilne, ale ich efekty i znaczenie dostrzega się dopiero za jakiś czas. Wykonywanie rzeczy ważnych i mało pilnych sprawi, że jakiś czas będziemy mieć o wiele mniej rzeczy ważnych i pilnych. W skrócie: nie odkładajmy na ostatnią chwilę, czegoś ważnego – zaoszczędzimy czas i nerwy.

Mnogość obowiązków jest stałym elementem obecnej rzeczywistości. Podczas lawirowania w natłoku zajęć i rzeczy do zrobienia rodzi się w nas pytanie: „jak zdążyć ze wszystkim?”. Musimy ciągle wybierać i podejmować decyzje – dlatego tak ważne jest wypracowanie sobie sytemu organizacji czasu, który przyniesie nam poczucie sprawczości i produktywności.

  • Szacujmy ile mamy czasu i dostępnej energii potrzebnej do realizacji zadań.
  • Skupiajmy się w danym momencie na jednej rzeczy, (więcej na temat filozofii Jednej Rzeczy pisaliśmy tutaj: )
  • Nie rozpraszajmy się innymi sprawami, nie bierzmy się za nic innego dopóki nie wykonamy naszych priorytetów.
  • Pamiętajmy, że nie wszystko oznaczone etykietką „pilne” jest jednocześnie ważne
  • Róbmy to co przybliża nas do naszego celu, coś co po zrealizowaniu, zrobi nam zauważalną różnicę.

Listy zadań pomagają sprawować kontrolę nad naszymi zobowiązaniami i odpowiednio dzielić czas na właściwe działania. A regularne i konsekwentne trzymanie się ostatecznie pomaga pozbyć się wielu niepotrzebnych elementów oraz przybliżyć nas do osiągnięcia określonego celu.

Jeśli ciągle mamy wątpliwości to spróbujmy dane zadanie przefiltrować pod kątem tego czy jest ono częścią większego zadania, które w przyszłości może być znaczące oraz czy niewykonanie tego zadanie będzie miało jakieś konsekwencje? Te dwa dodatkowe pytania mogą ostatecznie rozwiać nasze wątpliwości czy dana czynność powinna stać się naszym priorytetem.

Podsumowując, priorytety są po to, by pomagać nam działać bardziej efektywnie i satysfakcjonująco.  Pomagają nam osiągnąć cele oraz nadają kierunek naszym działaniom. Ustalanie priorytetów jest elementem planowania, a więc także ma wpływ na właściwą organizację pracy.

Daj znać, czy Ty też ustalasz priorytety i czy pomagają Ci one w skutecznym działaniu?

 


😊 Co tydzień we wtorki o 21.00 stery w grupie Kobiecej siły i pasji na Facebooku przejmuje jedna z zaproszonych ekspertek! Tematyka tych spotkań krąży wokół:
1. NVC, potrzeby, komunikacja.
2. Produktywność, uważność, koncentracja, planowanie.
3. Znajomość siebie, mocnych stron, talentów, pasji, poczucie wartości.
4. Relacje z innymi, porównywanie się, empatia.
5. Trudności, opory, blokady, trudne uczucia (złość, frustracja, poczucie winy).

Na podobnych tematach opiera się również mój program transformacji frustracji w satysfakcję „Zmień frustrację na satysfakcję”. Zainteresowana? Zobacz opis i zapisz się na listę zainteresowanych program transformacji frustracji w satysfakcję i ODBIERZ PREZENT! 🎁
PDF: „Jak odkryć swoją pasję. 7 wskazówek na 7 dni tygodnia”

KLIKNIJ I ZAPISZ SIĘ TUTAJ